Prijsafspraken

De module Analyse\Prijsafspraken is bedoeld voor controle op, en inzicht in, prijsfluctuaties van producten op facturen. De module vergelijkt nieuwe factuurregels met aangemaakte prijsafspraken en waar deze teveel afwijken van een basisprijs of onbekend zijn worden deze weergegeven zodat de gebruiker hierop actie kan ondernemen.

De module Analyse\Prijsafspraken is niet bedoeld als factuurcontrole maar als prijsafsprakencontrole.

Setup

Om gebruik te kunnen maken van de module Analyse\Prijsafspraken moeten eerst prijsafspraken voor de producten worden aangemaakt. Deze kun je aanmaken en beheren in het scherm prijsafspraken onderhoud of door gebruik te maken van prijsafspraken importeren.

Analyse

Als je op [prijsafspraken] klikt, verschijnt in eerste instantie de lijst [Gecontroleerde producten] met een overzicht van de producten waarbij een afwijking is geconstateerd.

In het filter [Afwijkingen] bovenaan het scherm staat tussen haakjes het aantal producten dat een prijsafwijking heeft.

Producten komen op deze lijst terecht als de prijs op de facturen afwijkt van de prijsafspraak of als er factuurregels zijn die nog niet goedgekeurd of afgekeurd zijn. 

Als je in het filter op [Alle prijsafspraken] klikt, wordt een overzicht getoond van alle producten/prijsafspraken die gecontroleerd worden. 

Op de productregels staat de volgende informatie:

1. Het rode uitroepteken - Er moet actie worden ondernomen op het product.
2. Code - Dit is de productcode van de leverancier zoals deze op de factuur is aangegeven.
3. Factuur - Dit is de laatst bekende ontvangen factuur waar het product op voorkomt. Wanneer er meerdere facturen zijn ontvangen wordt in dit overzicht alleen de laatst ontvangen factuur weergegeven.
4. Product - Dit is de productnaam van de leverancier zoals deze op de factuur is aangegeven.
5. Leverancier - Dit is de leverancier van het product.
6. Afspraak - Dit is de basisprijs van de prijsafspraak.
7. Grens - Dit is de maximaal toegestane prijs o.b.v. de bij [prijsafspraken onderhoud] ingestelde prijsrange (dus basisprijs+maximale afwijking).
8. Op factuur - Dit is de prijs voor het product die op de laatst ontvangen factuur staat, waarbij:
   Rood betekent dat de factuurprijs hoger is dan ingestelde prijsrange.
   Groen betekent dat de factuurprijs lager is dan de ingestelde prijsrange.
   Zwart betekent dat de factuurprijs binnen de ingestelde prijsrange valt.

Wanneer er geen factuur voor het product bekend is zal de factuurregel leeg zijn.
Dit kan voorkomen als er een nieuwe prijsafspraak is aangemaakt via het scherm Analyse\Prijsafspraken\Prijsafspraak onderhoud\. 
Het kan ook zijn dat de gebruiker de factuur heeft verwijderd uit de module Analyse\Prijsafspraken.

Wanneer er een prijsafwijking voor een product is geweest blijft het product in dit overzicht staan
totdat er een nieuwe factuur is ontvangen met een factuurprijs die binnen de aangegeven marge valt.

Regels goedkeuren/afkeuren

Wanneer je in de lijst [Gecontroleerde producten] op een productregel klikt wordt het volgende scherm getoond:

In dit scherm kun je:

• Regels afkeuren of goedkeuren (middels het rode of groene vinkje),
• De controleprijs aanpassen (in het veld [Afspraak]) en de toegestane afwijking.
  M.b.t. de toelaatbare afwijking en de controle daarom zijn vier mogelijkheden:
  • Geen: er kan geen afwijking ingevuld worden,
  • Percentage: er kan alleen een percentage ingevuld worden in het veld [Percentage],
  • Absoluut: er kan alleen een bedrag ingevuld worden in het veld [Bedrag],
  • Alle wijzigingen: er kan geen afwijking ingevuld worden,
• Op [Opslaan] klikken om aanpassingen te bewaren,
• Het prullenbakje gebruiken om een factuurregel te verwijderen,
• De optie [Verwijder] gebruiken om een prijsafspraak weg te gooien.

Wanneer alle facturen zijn geaccepteerd blijft de regel dus staan totdat er een nieuwe factuur is ontvangen.