Introductie in toeleverancierskoppeling S2S module

Naast online bestellen voor uw klanten ondersteund inONE ook het bestellen van een Groothandel/Leverancier bij een toeleverancier (S2S) d.m.v. toeleveranciersbestellingen. De volgende introductie legt uit, uit welke stappen het bestellen bij een toeleverancier bestaat. 

Definities:

• Leverancier/Groothandel: de partij die producten verkoopt aan horeca.
• Toeleverancier: de partij waar de groothandel/leverancier zijn producten inkoopt.
• Bestelbox: Een platform waar horecaklanten kunnen bestellen.
• Toeleveranciersbestelling: de bestelling die gemaakt is door de leverancier/groothandel en verstuurd wordt naar de toeleverancier.
• Backend systeem (ERP): een software systeem dat de leverancier/groothandel en de toeleverancier gebruiken om het assortiment, prijzen, debiteuren en facturen bij te houden.

Hoe werkt het?

Leverancier/Groothandel en toeleverancier moeten allebei hun backend systeem gekoppeld hebben aan het inONE platform. Bijvoorbeeld SAP, Navision, Exact etc. Deze software importeert en exporteert minimaal (producten, prijzen, pakbonnen en bestellingen) op dagelijkse basis

Het inONE systeem onderscheid 2 soorten bestellingen: Klantbestellingen en Toeleveranciersbestellingen

Klant bestellingen

Klanten (Horeca zoals restaurants, hotels, zorginstellingen etc.) Plaatsen orders via bestelbox. Deze orders worden verwerkt door inONE en worden automatische geimporteerd in het backendsysteem van de leverancier.

Toeleveranciersbestellingen

Toeleveranciers bestellingen kunnen op 2 manieren worden aangemaakt / ingediend:

1 Het backendsysteem van de leverancier/groothandel stuurt alle toeleveranciersbestellingen (handmatige en orders via inONE) per klant naar het inONE platform. Dit gebeurt a.d.h.v. het plaatsen van een order file (.csv) op een door inONE beschikbaar gestelde FTP site*.

2 inONE stuurt een deel bestelling van de horeca bestelling door naar de toeleverancier, wat resulteert in een toeleveranciers bestelling.

* Om alle potentiële gevaren te elimineren, werken we altijd met een ‘nood-lijn’ van de orders.

Alle gekoppelde groothandels dienen naast de digitale order, ook de order door te geven via email.

De mail wordt niet verwerkt niet, tenzij;

-          De koppeling stil staat (om welke reden dan ook)

-          Er inhoudelijke vragen zijn (zodat de leverancier van de goederen 24/7 door kan, ook wanneer u niet bereikbaar bent voor vragen).

De toeleveranciersbestellingen worden omgezet in de S2S (Supplier to Supplier) module, hierbij wordt het artikel nummer van de leverancier omgezet naar artikel nr van de toeleverancier zodat de toeleverancier deze de toeleveranciersbestelling kan importeren in zijn backend systeem.

Toeleverancier orders kunnen onder 1 algemeen debiteur nummer worden aangeboden of individueel per debiteur. Indien je voor het laatste kiest dient het debiteurnummer van de klant  gekoppeld te worden. Dit wordt gedaan door de toeleverancier. Bij elke klant moet het debiteurnummer van de leverancier/groothandel worden gekoppeld aan het debiteurnummer van de toeleverancier. Daarna worden de bestellingen automatisch herkend.

Toeleveranciers producten en prijzen

1 Product export file

De toeleverancier levert op dagelijkse basis alle product en prijsinformatie (de voor de leverancier geldende inkoopprijs) aan. Dit gebeurt door het plaatsen van een productfile (.csv) op een door inONE beschikbaar gestelde FTP site.

De S2S module bezorgd deze informatie bij de leverancier/groothandel. De leverancier moet deze producten met toeleverancier product nummer opnemen in zijn backend systeem. Let op! De bestel- en prijs eenheid dient letterlijk over genomen te worden van de toeleverancier.

2 Prijsafspraken per debiteur

Daarnaast kan de toeleverancier er voor kiezen prijsafspraken per debiteur te activeren. Neem hiervoor contact op met inONE. 

Verwerken van pakbonnen.

De toeleverancier produceert de toeleveranciersbestelling en exporteert de pakbon per debiteur nr naar het inONE platform. De S2S module zal deze omzetten naar nieuwe pakbonnen met het ordernummer voor de leverancier/groothandel. De pakbon bevat de prijzen en aantallen per klant die uitgeleverd worden. Deze pakbonnen kunnen geïmporteerd worden in het backendsysteem van de leverancier/groothandel en toegevoegd worden aan de totale pakbon van de (horeca)klant.

inONE kan op verzoek contact leggen met de fabrikant van het backend systeem van de leverancier/groothandel en de toeleverancier, en zal de benodigde informatie leveren hoe het systeem met inONE verbonden kan worden.